Privacyverklaring

Wie gaat over uw gegevens?

Uw VvE beslist welke gegevens erin komen en waarvoor. Juridisch is de VvE de verwerkingsverantwoordelijke. Splits levert de software en bewaart de gegevens in opdracht van de VvE; wij zijn de verwerker. Daarover sluiten wij met elke VvE een verwerkersovereenkomst.

Voor het contact met het bestuur over het abonnement en de facturen is Splits zelf verantwoordelijk.

Welke gegevens?

• Uw naam en e-mailadres, en of u lid of bestuurder bent.
• Welk appartement u bezit en het breukdeel daarvan.
• Documenten die het bestuur uploadt, zoals de splitsingsakte, polissen en notulen. Daar kunnen namen in staan.
• Per appartement: de aanwezigheid, volmachten en stemmen op vergaderingen.
• Als het bestuur een vergadering opneemt voor de notulen: wat er is gezegd, uitgeschreven tot tekst. Het bestuur meldt vooraf dat het opneemt. De opname zelf bewaren we niet.
• Als de vergadering online was: wat er is gezegd, uit een opname of een uitgeschreven verslag dat het bestuur uit Teams, Zoom of een ander programma uploadt. Namen van sprekers en tijden halen we eruit. De opname zelf bewaren we niet; hij staat alleen zolang het uitschrijven duurt op onze server.
• Bij een online vergadering: of u heeft gevraagd om ook een zaal.
• Uw wachtwoord, versleuteld opgeslagen. Niemand kan het terugzien, ook wij niet.
• Voor bestuurders: of u de wekelijkse herinnering per mail wilt ontvangen.
• Als het bestuur een afschrift van de bankrekening van de VvE inleest: de bijschrijvingen daarop, met datum, bedrag, naam, rekeningnummer en omschrijving van wie betaalde. Daarmee ziet het bestuur wie de bijdrage heeft betaald. Afschrijvingen bewaren we niet. Alleen het bestuur ziet deze gegevens.

Wij vragen niet om uw adres, telefoonnummer of geboortedatum.

Waarvoor?

Alleen om de VvE haar werk te laten doen: de vergadering bijeenroepen, besluiten vastleggen, documenten bewaren en de leden op de hoogte houden. Wij gebruiken uw gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet en maken er geen profielen van.

Wie werken er nog meer mee?

Alleen partijen in de Europese Unie:

• Hetzner Online (Duitsland): de server waarop Splits draait en de back-ups staan.
• Mistral AI (Frankrijk): alleen als het bestuur een document laat herkennen, een concept van de notulen laat schrijven of een opname van de vergadering laat uitschrijven. De tekst of de opname gaat dan naar Mistral om een voorstel te maken. Een opname wordt alleen uitgeschreven en niet bewaard. Het bestuur controleert elk voorstel voordat er iets wordt opgeslagen.
• TransIP (Nederland): ons domein en onze mail. Via TransIP gaan de mails van het platform: de welkomstmail als het bestuur een account voor u maakt, de uitnodiging voor de vergadering als het bestuur die per mail verstuurt, de link bij "wachtwoord vergeten" en, voor bestuurders, een wekelijkse herinnering met de taken op de planning. TransIP krijgt alleen uw e-mailadres, uw naam en de tekst van de mail. Mailt u ons, dan staat uw bericht in onze mailbox bij TransIP. Mails zijn gewone tekst, zonder plaatjes of links die bijhouden of u ze opent. De herinnering kunt u uitzetten bij Mijn gegevens.

Cookies en logboeken

Wij gebruiken alleen wat nodig is om u ingelogd te houden. Geen advertentie- of analysecookies, geen trackers van anderen. Ook de lettertypen komen van onze eigen server.

Onze webserver houdt een technisch logboek bij met IP-adressen, om storingen en misbruik te kunnen zien. Dat bewaren we hooguit 14 dagen. De logboeken van de software zelf bevatten geen namen of e-mailadressen.

Hoe lang?

• Uw account blijft bestaan tot u het zelf verwijdert, of tot het bestuur het verwijdert, bijvoorbeeld als u uw appartement verkoopt. Verwijderen is direct en volledig.
• Stopt de VvE met Splits, dan krijgt het bestuur alle gegevens en documenten mee en verwijderen wij alles binnen 30 dagen.
• De uitgeschreven tekst van een opname of een geüpload verslag wissen we 60 dagen na de vergadering, of eerder als het bestuur dat doet. De notulen zelf blijven.
• Bijschrijvingen van de bank blijven staan tot het bestuur ze wist; dat kan per jaar overzien en in één keer voor alles. Stopt de VvE, dan gaan ze mee weg.
• Back-ups bewaren we 14 dagen. Wat is verwijderd, verdwijnt daarna ook uit de back-ups.

Beveiliging

De verbinding is versleuteld (https). Elke VvE ziet alleen haar eigen gegevens, en binnen de VvE ziet een lid minder dan het bestuur: de ledenlijst met e-mailadressen en documenten die het bestuur afschermt, zijn alleen voor het bestuur. Er wordt elke dag een back-up gemaakt.

Uw rechten

U kunt uw gegevens inzien, downloaden, verbeteren en verwijderen. Het meeste kan zelf, onder Mijn gegevens. Voor wat de VvE bijhoudt, zoals de eigenaar van een appartement, kunt u terecht bij het bestuur. Komt u er niet uit, mail ons dan. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Naam

(nog in te vullen)

Adres

(nog in te vullen)

KvK

(nog in te vullen)

E-mail

privacy@mijnsplits.nl